Caso de Uso

Google Sheets como CRM para Conversiones Offline

Aprende a usar Google Sheets como un CRM simple y económico para trackear leads y exportar conversiones offline a tus plataformas de publicidad.

¿Por qué usar Google Sheets como CRM?

Google Sheets es una excelente opción para pequeñas empresas o equipos que necesitan una solución simple y económica para gestionar leads y conversiones sin la complejidad de un CRM completo.

Gratuito

Sin costes mensuales de licencias CRM

Rápido Setup

Empieza en minutos, sin configuración compleja

Flexible

Personaliza columnas según tus necesidades

👥

Colaborativo

Comparte con tu equipo fácilmente

Ideal para:

Startups, freelancers, pequeñas empresas, o equipos que gestionan menos de 500 leads/mes y necesitan una solución simple para trackear conversiones offline.

Configuración Paso a Paso

1Crea tu Hoja de Cálculo

Crea una nueva Google Sheet con las siguientes columnas esenciales:

Columna	Descripción	Ejemplo
timestamp	Fecha y hora del lead	2024-12-04 10:30:00
email	Email del lead	juan@empresa.com
nombre	Nombre del contacto	Juan Pérez
utm_source	Fuente de tráfico	google
utm_medium	Medio de tráfico	cpc
utm_campaign	Nombre de campaña	verano-2024
gclid	Google Click ID	Cj0KCQiA...
fbclid	Facebook Click ID	IwAR3x...
landing_page	Página de aterrizaje	/landing/promo
estado	Estado del lead	Nuevo / Cualificado / Venta
valor_venta	Valor de la conversión	299.00

2Captura Datos con Referrer Tracker

Instala el script de Referrer Tracker en tu sitio web para capturar automáticamente todos los parámetros UTM y Click IDs:

<script src="https://cdn.referrertracker.com/rt.js"></script>
<script>
  ReferrerTracker.init({
    apiKey: 'TU_API_KEY'
  });
</script>
            

3Conecta tus Formularios

Cuando un usuario envíe un formulario, captura los datos de tracking y envíalos a Google Sheets. Puedes usar:

Google Forms: Conecta directamente a tu Sheet
Zapier/Make: Automatiza el envío de datos desde cualquier formulario
Apps Script: Crea un webhook personalizado

🔗 Ejemplo con Zapier:

Trigger: Nuevo formulario → Action: Añadir fila a Google Sheets con todos los campos de tracking

4Actualiza el Estado de Leads

A medida que trabajas tus leads, actualiza la columna estado:

Nuevo: Lead recién llegado
Contactado: Ya has hablado con el lead
Cualificado: Lead con potencial real
Venta: Lead convertido en cliente
Descartado: Lead sin interés

5Exporta Conversiones Offline

Una vez que un lead se convierte en venta, exporta esa conversión a tus plataformas de ads:

Requisitos para exportar conversiones:

Necesitas tener el GCLID (para Google Ads) o FBCLID (para Meta Ads) guardado en tu Sheet. Sin estos IDs, no podrás atribuir la conversión al clic original.

Opciones para exportar:

Script automatizado: Usa Google Apps Script o Python para leer tu Sheet y enviar conversiones vía API
Zapier/Make: Crea una automatización que detecte cambios de estado y envíe conversiones
Servicio profesional: Contrata la configuración profesional de conversiones offline

Ejemplo de Script de Exportación

Aquí tienes un ejemplo básico de cómo exportar conversiones a Google Ads usando Python:

import gspread
from google.ads.googleads.client import GoogleAdsClient

# Conectar a Google Sheets
gc = gspread.service_account()
sheet = gc.open("Mi CRM").sheet1

# Obtener leads con estado "Venta" que no se han exportado
leads = sheet.get_all_records()
nuevas_ventas = [lead for lead in leads if lead['estado'] == 'Venta' and not lead.get('exportado')]

# Conectar a Google Ads
client = GoogleAdsClient.load_from_storage()

# Exportar cada conversión
for lead in nuevas_ventas:
    if lead['gclid']:
        # Crear conversión offline
        conversion = {
            'gclid': lead['gclid'],
            'conversion_action': 'customers/123/conversionActions/456',
            'conversion_date_time': lead['timestamp'],
            'conversion_value': lead['valor_venta']
        }
        
        # Enviar a Google Ads
        # ... código de envío ...
        
        # Marcar como exportado
        # ... actualizar Sheet ...
            

Automatización completa

Programa este script para ejecutarse cada hora y tendrás un sistema completamente automatizado de conversiones offline desde Google Sheets.

Ventajas vs Desventajas

Ventajas

Coste cero: No pagas licencias mensuales
Simplicidad: Interfaz familiar para todos
Flexibilidad: Añade columnas según necesites
Accesibilidad: Accede desde cualquier lugar
Colaboración: Comparte con tu equipo fácilmente
Integración: Conecta con miles de apps vía Zapier

Limitaciones

Escalabilidad: No ideal para más de 500-1000 leads/mes
Automatización: Requiere configuración manual o herramientas externas
Seguridad: Menos robusto que CRMs empresariales
Funcionalidades: Sin workflows avanzados o scoring automático
Reportes: Limitados comparado con CRMs dedicados

Cuándo migrar a un CRM real

Considera migrar a HubSpot, Salesforce o Zoho cuando gestiones más de 1000 leads/mes, necesites workflows complejos, o tengas un equipo de ventas de más de 5 personas.

Mejores Prácticas

Mantén tu Sheet organizado: Usa pestañas separadas para leads activos, ventas cerradas y descartados
Valida datos: Usa validación de datos en columnas críticas (estado, valor_venta)
Backups automáticos: Google Drive hace backups, pero considera exportar semanalmente
Permisos controlados: Solo da acceso de edición a quien lo necesite
Documenta tu proceso: Crea una pestaña con instrucciones para tu equipo
Revisa regularmente: Limpia leads antiguos cada trimestre

¿Necesitas ayuda con la configuración?

Ofrecemos un servicio de configuración profesional de conversiones offline desde Google Sheets a tus plataformas de publicidad.

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